Å gjennomføre internkontroller står kanskje ikke øverst på ønskelisten til verken ansatte eller bedriftens ledelse, men riktig styrt internkontroll trenger verken å være vanskelig eller kjedelig. Det er viktig å huske på at internkontroll skjer av en grunn, og disse prosessene kan hjelpe deg med å avdekke uakseptabel risiko eller andre avvik lenge før de får alvorlige konsekvenser.
Automatisering gjør jobben enklere
Selv om de aller fleste vil kunne forstå at internkontroll faktisk er noe positivt, er det vanskelig å omsette det til praktisk arbeid i virkeligheten. Det er mye man skal huske på, og det kan være utfordrende å beholde oversikten i et system som bygger på Excel-ark og manuelle skjemaer.
Med et såkalt internkontrollsystem er det mulig å automatisere store deler av styringen, noe som gjør det mye enklere å sørge for at alle kontroller blir utført til riktig tid. Det er selvfølgelig fortsatt mennesker som må gjøre de individuelle vurderingene, men automatisering gjør prosessen mye mer effektiv.
Dokumentasjon og oversikt
Selv om et selskap har utmerkede rutiner for å gjennomføre internkontroller, er det ikke tilstrekkelig hvis de ulike kontrollene ikke blir dokumentert riktig. Organisasjonen vil selvfølgelig dra nytte av gjennomførte kontroller når det gjelder driften, men ved en eventuell revisjon vil dere ikke ha noe konkret som kan vises frem til myndigheten. Et internkontrollsystem sørger for kontinuerlig dokumentasjon av gjennomførte kontroller.
I tillegg kan det være utfordrende å få en komplett oversikt over resultatet fra en rekke ulike gjennomførte internkontroller. Det er ikke alltid lett å identifisere spesifikke risiko eller trender i resultater, noe som kan visualiseres på en god måte i et internkontrollsystem.
Nesten alle virksomheter driver med internkontroll
Det finnes en mengde ulike typer internkontroll, noe som gjør at tilnærmet alle virksomheter driver med internkontroll innenfor ett eller flere områder i organisasjonen:
-
En rekke finansielle kontroller faller inn under kategorien internkontroll.
-
Personvernområdet er fylt med ulike internkontrollaktiviteter, knyttet til GDPR og tilhørende lovgivning. Her dreier det seg for eksempel om kontroll av databehandlere og andre partnere.
-
Ulike kontroller av forretningsprosesser eller leverandører kan også være dekket av det brede begrepet internkontroll.
-
Innenfor spesifikke bransjer kan også periodisk måling og kontroll, for eksempel logging av temperaturer i en butikk eller produksjonsbedrift, være noe som omfattes av internkontrollsystemet.
Oppsummert er internkontroll helt enkelt relevant for de aller fleste store og små organisasjoner. Det betyr også at en rekke ulike virksomheter kan gjøre sine prosesser enklere med et internkontrollsystem.
